Knowledge Management

 ナレッジ・マネジメントとは
ビジネスを成功に導けるかどうかは、情報をいかに効果的に収集し、分析、検討し、活用するかにかかっています。このためには必要な情報やデータが、必要な人物に、適切なタイミングに与えられるように、情報の流れや部署間、担当者間の業務、役割分担やコミュニケ−ションを最適化し、担当者個人としても、部署というグル−プとしても、企業としてもより良い業務上の判断や決定を短時間で下すことができるようにすることです。
これを実現するためのしくみがナレッジ・マネジメントで各担当者が持っている知識、経験、技術などを情報として蓄積し、誰でもいつでも簡単に検索、利用し業務を効率化できる仕組みをいいます。

 ナレッジ・マネジメントのポイント
ナレッジ・マネジメントは、いろいろな課題をクリアするために全社員が知識、情報の共有化をはかるためのシステム(仕組み)です。いわば、問題が起きてから知識、情報といった知恵をだしあうのではなく、前もって各社員が知恵を出し合っておき、問題、課題が発生した時や発生しそうな時にすぐに役立つシステムなのです。また、このように知識や情報が共有されることにより、ある時はそれが社員の教育の材料となり、ある時は社員の自己啓発の道具となり、業務の効率化、売上向上の手法などのアイデアを生み出し、企業の業績を向上させる可能性を持っています。このため、ひとつの便利なシステムというより、企業経営の有力なシステムのひとつとなりつつあります。
 ナレッジ・マネジメントの活用と有効性
少しし昔までは情報の共有や判断の迅速化の手法はマニュアルの作成でした。ただ多くの企業がマニュアル構築ができなかったり、時代の変化に対応した形でマニュアルの変更、修正ができませんでした。また業務を熟知していないものにとってマニュアルはあるレベルまでの到達に大きく貢献しますが、その先の応用に対しては束縛として働くことがあります。この点についてもナレッジ・マネージメントはマニュアルのような「押しつけ」ではなく必要な時、人、内容が引き出されるという動作になるため必然的な効果も期待できます。
効果的なナレッジ・マネージメントは、個々の担当者の役割に深く関わりながら業務の効率が改善され、単にル−チンワ−クをこなすだけでなく、斬新なアイデアの発想やトラブルや問題に対応するために、部署や組織を超えて連携するようになることです。これによって知識(ナレッジ)は、一部の人々や一部の階層だけでなく、幅広く共有できるようになります。

 ナレッジ・マネジメント実施時の問題点

1.情報があつまらない
報告書や文書を作るクセのない社員は、システムを導入したからといってすぐ情報を登録してくれません。また経験の浅い社員はどれが自分にとって他の社員にとって後々必要な情報になるかわからない場合があります。また、自分の知識、ノウハウによって他の社員の業績が上がり、それが自分の昇進や昇給に不利益であると考える人もいることも事実です。

2.情報の氾濫
1の逆に社員によっては何でもかんでも情報であると考え、登録してしまう人(ある意味では意識が高い)もいます。特にインターネットなどで配信されるニュ−スをそのままいれてしまうようです。この結果として、データベースにはたくさんの情報が登録され、本当に必要な情報を見つけるのに時間がかかったり、見のがしたりすることも発生します。

 コンピュ−タ−システムとしてのナレッジ・マネジメント
ナレッジ・マネージメントの実現には、IT(Information Technology)が重要な役割を演じます。コンピュータによって大きな情報デ−タベ−スを構築、保管し、それをネットワークとインターネットを利用し各人の持っている情報を登録することによって、個人や部署、会社という単位で、大量の情報を素早く共有することが可能になり、更には大量の情報から効率的な検索が可能となりました。
しかしナレッジ・マネージメントは、特定のソフトウェア製品を導入したりシステムを構築するだけではすまないことを理解する必要があります。担当者や部署として情報を共有する必要性を認識することが必要となります。ソフトウェアによっては強力な自動収集機能を持っていますが「プライベ−ト」や「セキュリティ」という問題がある以上、人間が登録作業を行うことはある程度必要となります。

ナレッジ・マネージメントは単に情報の共有だけでなく、以下の4つの仕事をサポ−トするために考えられた仕組みです。

1.ビジネス プランニング/分析(マ−ケティング分析)
2.製品設計と開発      (ワ−クフロ−、プロジェクト管理)
3.顧客サービス       (顧客情報の管理)
4.従業員の管理・教育・トレーニング(報告、伝達、掲示など)
現在提供されているナレッジ マネージメントのソフトウェアでもこれらの業務をサポ−トするさまざまな機能を持っています。ただ ビジネスプランニングにはデ−タウェアハウスやデ−タマイニング、顧客サ−ビスにはCTI、従業員の教育にはCAIなどの専用ソフトが使用される場合が多いのが実状です。そういう意味では多くの企業ではナレッジ マネージメントの神髄は知識、情報の共有にあるのかもしれません。

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